Dla kilku podróży służbowych można wystawić jedno polecenie

  Jeśli pracodawca planuje dla pracownika kilka podróży w miesiącu, to można wystawić zbiorcze polecenie wyjazdu służbowego na poszczególne trasy, tak by było potem możliwe rozliczenie pracownika z przysługujących mu należności.

  Definicja podróży służbowej określona w art. 775 Kodeksu pracy odnosi się do wszystkich pracowników. Jednak w stosunku do kierowców podróż służbowa została odrębnie objaśniona w ustawie o czasie pracy kierowców. Otóż, podróż służbowa to każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:

a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, tj. siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę̨, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub

b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.

  Kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego ustalanej na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3–5 kp. Zatem oba pojęcia podróży służbowej łączy fakt, że odbywa się ona na podstawie polecenia pracodawcy. W praktyce przyjęło się wypisywanie pracownikom tzw. polecenia wyjazdu służbowego. Dokument ten nie wynika z przepisów prawa pracy ani z dziedziny rachunkowości, nie ma więc urzędowego wzoru. W praktyce jest jednak sporządzany dla celów dowodowych oraz rozliczeniowych z pracownikiem. Nie ma więc przeszkód, by pracownikowi wystawić polecenie wyjazdu służbowego obejmujące kilka podróży w miesiącu, by uniknąć mnożenia tych druków, jeśli pracownik odbywa ich dużo. Jednak druk powinien określać każdy wyjazd osobno, tj. termin od-do, państwa docelowe, tranzytowe. Każda podróż jest bowiem odrębnym zdarzeniem i konieczne jest zidentyfikowanie jej w celu rozliczenia pracownika z należności, np. diet, noclegów i innych udokumentowanych wydatków. Nie można natomiast wypisać jednego polecenia wyjazdu służbowego na cały miesiąc, bo to by wskazywało, że jedna podróż ma tyle trwać.

Podstawa prawna:

Art. 775 Kodeksu pracy.
Art. 2 pkt 4a, pkt 7, art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.).

Izabela Nowacka, specjalista ds. kadrowo-płacowych