Morze możliwości - IT dla logistyki morskiej
Żyjemy w czasach dynamicznie zwiększających się oczekiwań klientów i coraz bardziej skomplikowanej struktury wachlarza usług związanych ze zleceniami morskimi. Dziś osoby odpowiedzialne za systemy informatyczne w firmach świadczących usługi spedycji i transportu morskiego muszą wiedzieć, z jakich komponentów powinien składać się efektywny system wspierający pracę ich przedsiębiorstwa. Artykuł jest próbą analizy elementów, na które trzeba zwrócić uwagę przy planowaniu wdrożenia systemu.
Nowoczesny system informatyczny dla spedycji i transportu morskiego możemy funkcjonalnie podzielić na 6 obszarów: obszar operacyjny, handlowy/CRM, finansowo/rozliczeniowy, obszar wymiany danych z otoczeniem, obszar produkcji/emisji dokumentów oraz obszar analityczny.
Idealnym rozwiązaniem IT dla firm z branży morskiej będzie takie rozwiązanie, w którym wszystkie te aspekty znajdą się w obrębie jednego zintegrowanego systemu. Dzięki osiągniętej w ten sposób jednokrotności wprowadzania danych uzyskujemy jakże cenną w dzisiejszych czasach szybkość i sprawność przepływu informacji i wiedzy. Przeanalizujmy zatem krótko każdy z obszarów właśnie pod kątem tego na co zwrócić uwagę wybierając optymalne rozwiązanie IT dla biznesu morskiego.
Obszar operacyjny
Swoim zasięgiem obejmuje: ewidencję zleceń, rozkładanie zleceń na zadania transportowe i usługowe, dekomponowanie zleceń na odcinki morskie, dowozowe itp. oraz zarządzanie obszarem Track&Trace Poprawny dobór zakresu funkcjonalnego w tym obszarze systemu gwarantuje późniejsze prawidłowe zarządzanie zleceniami.
Obszar handlowy
Pozostaje w bezpośrednim związku z obszarem CRM, czyli tymi elementami systemu, które gwarantują zarządzanie bazą istniejących i potencjalnych klientów, kontaktami handlowymi, przygotowywaniem ofert itp. Celem wdrożenia odpowiedniego systemu obsługi zleceń będzie udana integracja obu systemów.
Finanse i rozliczenia
Ten obszar powinien pozwolić nam swobodnie zarządzać cenami, cennikami, specjalnymi warunkami cenowymi dla poszczególnych klientów. Na tym polu zarządzamy też aspektami kosztowymi zleceń oraz rozliczaniem tychże kosztów. Zawiera ono również mechanizmy generowania dokumentów sprzedażowych: faktur, not jak również funkcje związane z alokacją kosztów do poszczególnych zleceń. System powinien więc dawać nam możliwość śledzenia na bieżąco, w trybie rzeczywistym, rentowności na poziomie poszczególnych usług i zleceń.
Obszar wymiany danych z otoczeniem
Skupia funkcjonalności, które z jednej strony pozwalają na otwartą wymianę informacji i dokumentów w postaci elektronicznej z klientami, partnerami i podwykonawcami firmy, z drugiej zaś strony zapewniają skuteczny transfer danych do innych systemów używanych w firmie, takich jak np. interfejs do systemu finansowo-księgowego czy magazynowego. W przypadku wymiany danych z klientami i partnerami możemy mówić o wymianie komunikatów EDI jak również o otwarciu się na wymianę informacji poprzez dedykowane serwisy WWW (webbooking, portale dla partnerów itp.). Dzięki obszarowi wymiany danych uzyskujemy swoiste „okno na świat” – system jest w stanie komunikować się w sposób automatyczny z otoczeniem.
Obieg dokumentów
Osoby pracujące codziennie w spedycji morskiej doskonale wiedzą jak ważnym elementem jest posiadanie przez system możliwości tworzenia szerokiego wachlarzu dokumentów i formularzy na bazie informacji zgromadzonych przy realizacji zleceń. Istotne jest, aby system w elastyczny sposób umożliwiał dokonywanie zmian w formatach dokumentów oraz włączanie do ich zakresu kolejnych szablonów.
Analityka
Oczywiście zwieńczeniem gromadzonych w systemie informacji jest obszar analityczny. Powinien on zawierać zbiór raportów dostarczających wysokiej jakości informację zarządczą, jak również dostarczać analityki operacyjne i statystyki KPI. Ważnymi elementami dla tego obszaru są zapewnienie efektywnego systemu uprawnień w dostępie do informacji oraz elastyczność w parametryzacji poszczególnych raportów.
Na koniec należy podkreślić, iż zarówno znalezienie takiego rozwiązania informatycznego, które będzie zawierać funkcjonalności adekwatne do potrzeb danej firmy branży morskiej w poszczególnych jej obszarach działania, jak i jego skuteczne wdrożenie, dają solidne podstawy sprostania coraz bardziej złożonym potrzebom klientów, a w większości przypadków nawet na wyprzedzenie tychże potrzeb.
