Niebiescy zwycięzcy

Analiza Value Chain w praktyce

Gospodarka paletowa dla niejednego przedsiębiorstwa jest jak zagadkowy Trójkąt Bermudzki – pełna niewyjaśnionych zjawisk, niedomówień i dziwnych sytuacji. Na znikające palety i znikające pieniądze, a do tego wiele różnych zasobochłonnych procedur związanych z obrotem palet, nie każdy może sobie obecnie pozwolić, dlatego coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z systemu poolingu. Współpraca pomiędzy firmami NUTRICIA i CHEP jest tego najlepszym przykładem.

   NUTRICIA jest członkiem Grupy Danone oraz liderem w naszym kraju na rynku żywności dla niemowląt i dzieci oraz żywności klinicznej dla osób wymagających specjalnej diety. W Polsce NUTRICIA to dwie firmy – działająca w obszarze produkcji NUTRICIA Zakłady Produkcyjne, z siedzibą w Opolu oraz zajmująca się sprzedażą żywności dla niemowląt i produktów żywienia enteralnego NUTRICIA Polska, z siedzibą w Warszawie. Ofertę produktów firmy dla najmłodszych tworzą trzy marki: Bebiko, Bebilon i BoboVita.

   Za obrót produktami gotowymi odpowiedzialny jest dział Supply Chain. W jego strukturze funkcjonują: dział planowania, dział obsługi klienta, dział logistyki i dział kontroli jakości. Produkty znajdujące się w ofercie handlowej firmy NUTRICIA Polska są dostarczane przez 14 producentów z następujących krajów: Polska, Czechy, Niemcy, Belgia, Holandia, Irlandia i Wielka Brytania. Około 60% wolumenu jest wytwarzane przez NUTRICIA Zakłady Produkcyjne w Opolu. Dział planowania – w oparciu o prognozy i dane historyczne sprzedaży w minionych okresach – składa u dostawców zamówienia na produkty gotowe. Następnie produkty są dostarczane do centrum dystrybucji i tam składowane do momentu wysłania do klienta.

   CHEP jest własnością spółki Brambles i globalnym dostawcą usług wynajmu palet i kontenerów, czyli tzw. poolingu. Głównym założeniem usługi wynajmu palet CHEP jest uproszczenie procesów zarządzania paletami, w tym m.in. ograniczenie administracji związanej z gospodarką paletową i eliminacja konieczności prowadzenia rozliczeń sald paletowych z odbiorcami lub dostawcami. Dodatkowo system zarządzania paletami CHEP pozwala na realny wkład w ochronę środowiska (więcej o poolingu, jego zaletach i proekologicznych cechach pisaliśmy w listopadowym wydaniu).

   Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów firma CHEP rozbudowała swoją ofertę o usługi audytorskie. Jednym z tego typu rozwiązań jest analiza Value Chain – usługa „szyta na miarę”, która pozwala na oszacowanie opłacalności wdrożenia poolingu w przedsiębiorstwie dzięki analizie rzeczywistych kosztów funkcjonującego w nim systemu zarządzania paletami.

Paletowy problem

   W systemie palet białych NUTRICIA Polska była właścicielem wszystkich palet „euro” przepływających przez łańcuch dostaw. Firma ponosiła koszty zakupu białych palet nowych i używanych, jak również koszty palet otrzymywanych z towarem z zagranicznych zakładów produkcyjnych.

   Nowelizacja ustawy Prawo własności przemysłowej, która miała miejsce 1 listopada 2007 r., spowodowała, że sankcje za wprowadzenie do obrotu palet nielegalnych nakładane są nie tylko na producenta, ale również dystrybutora. W firmie NUTRICIA pojawiły się problemy z identyfikacją legalnych palet oraz ze ściągalnością ich od klientów, jak również oddawaniem palet swoim dostawcom. Na skutek odnotowywania niekorzystnego bilansu sald palet w łańcuchu dostaw, spółka była zmuszona do ich ciągłego uzupełniania zgodnie z zapotrzebowaniem odpowiadającym realizowanym wysyłkom produktów gotowych.

   Koszty zakupu palet nie były jednak jedyną słabą stroną dotychczas funkcjonującego systemu wymiany palet w łańcuchu dostaw w firmie NUTRICIA. Największe problemy związane były ze standaryzacją palet przepływających przez łańcuch dostaw firmy oraz identyfikacją i kontrolą ich jakości. Różnice w opiniach uczestników łańcucha dostaw (firmą NUTRICIA, jej klientami oraz operatorami logistycznymi), dotyczące klasyfikacji palet białych według kryteriów kart oceny ECR oraz ustalania bilansów sald paletowych, powodowały wydłużenie czasu oczekiwania na zwroty palet przez klientów. Uniemożliwiało to odbiór palet od klientów przy dostawie (brak wymiany palet 1:1).

   Dodatkowych komplikacji przysparzała konieczność sortowania białych palet w Centrum Dystrybucji oraz pochłanianie zasobów finansowych firmy na rzecz transportu zwrotów pustych palet od klientów. Wszystko to wymuszało na NUTRICIA Polska potrzebę zaangażowania dużej liczby pracowników do obsługi procesów, związanych z gospodarką paletową
w łańcuchu dostaw.

   W pierwszym etapie doskonalenia systemu zarządzania paletami NUTRICIA podjęła działania własne w celu poprawy wskaźnika ściągalności palet z rynku, w tym w zakresie polepszenia jakości systemu we współpracy z operatorem logistycznym. Nie odnotowano jednak satysfakcjonującej firmę poprawy. Stąd wyniknęła decyzja o skorzystaniu z usługi wynajmu palet, oferowanej przez CHEP.

Partnerskie rozwiązanie

   NUTRICIA korzysta z usług CHEP od stycznia 2010 roku. CHEP przygotował dla niej analizę Value Chain dwukrotnie – odpowiednio dla okresów obejmujących: I – 2008 rok, II – od stycznia do marca 2009 roku. Charakterystyczną cechą analizy jest to, że klient nie płaci za jej przeprowadzenie. – Audyt wykonywany jest bezpłatnie. Jest to rodzaj inwestycji, na którą decydujemy się w ramach procesu negocjacyjnego. Nie jest obowiązkiem partnera, z którym rozmawiamy, skorzystanie rozwiązania naszej firmy, po tym jak analiza Value Chain zostanie przeprowadzona – mówi Maciej Kubiak, prezes CHEP Polska.

  Obydwie analizy obejmowały kolejno: analizę sald paletowych, analizę przepływów palet pomiędzy uczestnikami łańcucha dostaw, analizę kosztów oraz analizę wąskich gardeł i problemów, które wynikały z obowiązującego wówczas systemu zarządzania paletami.

   Analiza bilansów sald palet białych w łańcuchu dostaw była zwrotnym punktem dla zainteresowania firmy NUTRICIA usługą zarządzania paletami, oferowaną przez CHEP. – Analiza wykazała redukcję kosztów, możliwość skoncentrowania działań na innych obszarach, czyli przede wszystkim współpracy z naszymi klientami, zakończenie sporów dotyczących sald paletowych w każdym ogniwie łańcucha dostaw, jak również wyeliminowanie dyskusji przy dostawach, zarówno naszych towarów do klientów, jak i dostawców do nas – mówi Grzegorz Mućko, dyrektor łańcucha dostaw w NUTRICIA Polska.

   Każdy z audytów przeprowadzonych przez CHEP poprzedzony był określeniem konkretnych warunków współpracy pomiędzy firmami. Kluczowe było zagwarantowanie dostępu do danych oraz zasobów dla obydwu stron projektu, a także terminowa organizacja spotkań i przestrzeganie terminów dostarczania danych oraz wyników analizy. – Dostarczanie danych na czas jest kluczem w każdym audycie. Nasza analiza opiera się na liczbach, bez których możemy utknąć w miejscu. Musieliśmy mieć pewność, że jeżeli potrzebujemy dodatkowych informacji, mamy dostęp do odpowiednich zasobów – mówi Maciej Kubiak.

   Równie ważne było ustalenie osób odpowiedzialnych za prowadzenie Value Chain po obu stronach oraz zapewnienie dobrych warunków do współpracy. – Oprócz wszystkich zasad, które obowiązują w każdym projekcie, wprowadziliśmy jeszcze kilka dodatkowych, które przełamywały pewnego rodzaju stereotypy. Już na pierwszy spotkaniu ustaliliśmy, że wszyscy mówimy sobie na „Ty”, niezależnie od stanowiska i zakresu kompetencji. Kolejna rzecz – „gramy w otwarte karty”, nie obawiamy się konsekwencji, jeżeli okaże się, że w którymś miejscu ktoś nie dopełniał swoich obowiązków – nie ukrywamy tego, wszystkie błędy i pomyłki wyciągamy na wierzch, bo właśnie temu służy ta analiza – wyjaśnia Grzegorz Mućko.

Korzystna współpraca

   NUTRICIA osiągnęła korzyści zarówno biznesowe, jak również pozabiznesowe z realizacji projektu we współpracy z CHEP. Analiza Value Chain pozwoliła na pełną identyfikację i kontrolę rzeczywistych kosztów zarządzania paletami w wyniku wyeliminowania kosztów pośrednich i ukrytych. Przeniesienie obowiązków w zakresie obsługi palet zewnętrznemu podmiotowi umożliwiło firmie NUTRICIA koncentrację na działalności podstawowej oraz znaczną redukcję kosztów funkcjonowania, dzięki wyeliminowaniu wielu kosztownych czynności z łańcucha dostaw, związanych z zarządzaniem paletami, kontrolą jakości i organizacją transportu zwrotnego.

   Dzięki wyeliminowaniu spornych sytuacji, dotyczących przepływu palet i ich kontroli, oraz z uwagi na możliwość koncentracji na wspólnych wartościowych przedsięwzięciach, poprawiła się relacja z klientami. – Nie ulega wątpliwości, że udało nam się uzyskać już pierwsze zakładane korzyści z wdrożenia systemu palet „niebieskich”, takie jak zakończenie większości dyskusji z klientami oraz z operatorem, dotyczących bilansów palet. Daje nam to niewątpliwie możliwość skoncentrowania się na innych obszarach naszej działalności i ciągłej poprawie relacji i obsługi naszych klientów. Podsumowując mogę przyznać, że korzystanie z rozwiązania CHEP przynosi zakładane korzyści, jednak wymaga również jeszcze udoskonalenia. Na wszystkich etapach – od analizy Value Chain, poprzez przygotowanie do wdrożenia systemu poolingowego aż po bieżące realizowanie zadań – współpraca z pracownikami CHEP układa się bardzo dobrze – podsumowuje projekt Grzegorz Mućko.

Czym jest analiza Value Chain

   Analiza Value Chain jest audytem, służącym do oszacowania rzeczywistych kosztów funkcjonującego w przedsiębiorstwie systemu zarządzania paletami. Analiza Value Chain obejmuje trzy aspekty:

• analizę całego łańcucha dostaw produktów i obrotu paletami,
• analizę silnych i słabych stron obecnego systemu, ze szczególnym uwzględnieniem zagrożeń dla sprawności realizacji dostaw oraz
• analizę kosztów zarządzania paletami, z uwzględnieniem kosztów bezpośrednich, pośrednich i ukrytych

   Metodologia analizy Value Chain składa się z pięciu etapów:

1. Zebranie podstawowych informacji na temat systemu zarządzania paletami w przedsiębiorstwie.
2. Analiza wszystkich aktywności.
3. Mapowanie przepływów palet pod towarem oraz zwrotu palet w systemie wymiany
4. Analiza silnych i słabych stron oraz estymacja kosztów zarządzania paletami
5. Wnioski i rekomendacje

   Ich realizacja zależy od ścisłej współpracy pomiędzy CHEP a klientem, dostępności do danych – w tym danych finansowych oraz zasobów. Nieodzownym elementem całego procesu jest wyznaczenie po obu stronach osób odpowiedzialnych za terminowe zakończenie wyznaczonych etapów.

System dla każdego - mówi Maciej Kubiak Prezes CHEP Polska

   Wynajem palet staje się popularnym rozwiązaniem stosowanym przez wielu przedsiębiorców wykorzystujących opakowania drewniane do transportu, składowania lub ekspozycji produktów. Ponad 300 tysięcy firm na całym świecie korzysta już z tego rozwiązania – w Polsce jest to ponad 250 przedsiębiorstw i liczba ta stale rośnie. Na zainteresowanie outsourcingiem zarządzania paletami wpływa sytuacja na polskim rynku. Oferta CHEP jest bowiem doskonałą odpowiedzią na problemy związane z wymianą palet.

   Wśród firm współpracujących z CHEP znajdują się przedsiębiorstwa reprezentujące zróżnicowane branże – od spożywczej po opakowaniową, motoryzacyjną czy chemiczną. Obsługujemy małe, średnie i duże firmy krajowe oraz międzynarodowe koncerny. Nasze produkty są wykorzystywane do dystrybucji towarów na terenie Polski oraz w przepływach zagranicznych – w imporcie i eksporcie.

   Z analizy Value Chain skorzystać może każda firma, która samodzielnie zarządza opakowaniami drewnianymi. Taki audyt jest bezpłatną usługą oferowaną przez CHEP, która ma służyć zdiagnozowaniu słabych ale i mocnych stron łańcucha dostaw ze szczególnym uwzględnieniem tych obszarów, które generują w firmie największe
koszty. Jednym z podstawowych założeń Value Chain jest opracowanie rzetelnej analizy obiegu palet – aby ją wykonać niezbędna jest współpraca po stronie klienta. Konieczne jest przygotowanie wszystkich danych, które pozwolą na wykonanie audytu, tj. danych finansowych, danych ilościowych oraz szczere wskazanie czynności,
które zaliczyć można do najbardziej problematycznych w logistyce dostaw.

   Współpraca pomiędzy CHEP i NUTRICIA jest zwieńczeniem 3 lat negocjacji i analiz prowadzonych wspólnie przez obie nasze firmy. Dla CHEP decyzja firmy NUTRICIA o przejściu na system wynajmu palet była wyrazem ogromnego zaufania do jakości naszych usług. Dzięki otwartej komunikacji udało nam się wypracować jasne zasady współpracy, bazujące na dostarczeniu optymalnego pod względem organizacyjnym i kosztowym rozwiązania.

Cele osiągnięte - mówi Grzegorz Mućko, dyrektor łańcucha dostaw NUTRICIA Polska

   Początkowo, w roku 2007 zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie analizy Value Chain, ponieważ chcieliśmy sprawdzić, czy korzystanie z palet CHEP czy systemu poolingowego może przynieść korzyści finansowe. Drugim powodem w tym czasie było rozwiązanie problemu z bilansem palet. Później kolejność się odwróciła i w roku 2009 ważniejsze stało się znalezienie rozwiązania problemu z bilansami palet u klientów i przewoźników.

   Każda z przeprowadzonych analiz, z roku na rok coraz dokładniejsza, wykazywała dziury w procesie zarządzania paletami, straty fizyczne w paletach i powiększające się kłopoty z narastającym bilansem palet u klientów. Z drugiej strony wiedzieliśmy, że spędzaliśmy coraz więcej czasu nad dyskusjami, często dość nerwowymi, z klientami i operatorami na temat jakości, dokumentów stanowiących dowód dostawy palet, reklamacji jakości i oryginalności palet, itd. Z roku na rok wydłużał się też zakres, który musieliśmy z klientami wyjaśniać. W wielu przypadkach mieliśmy zaległości sięgające ponad dwóch lat. To był koszmar dla ludzi odpowiedzialnych za potwierdzenie bilansu palet i ich ściągnięcie. Jako dostawca byliśmy między młotem a kowadłem. Klient twierdził jedno, operator drugie. Każdy z nich miał swoje „dowody” i racje, a my nie dostawaliśmy palet. To trzeba było zakończyć i rozwiązać.

   Dzięki wejściu w system poolingowy z CHEP rozwiązaliśmy lub też jesteśmy bliscy definitywnego rozwiązania problemu bilansów palet z klientami i operatorami. Proces ten ostatecznie zakończy się w pierwszym kwartale 2011 r. Już teraz udało nam się poprawić relacje z klientami zdejmując z agendy temat bilansu białych palet. Uprościliśmy proces pozyskiwania i rozliczania palet. Udało nam się to wszystko przy jednoczesnym osiągnięciu niewielkich oszczędności.

   Obecnie, tak jak na początku, współpraca z CHEP układa się bardzo dobrze, Nie mieliśmy do czynienia z efektem zmiany podejścia po podpisaniu kontraktu. Wciąż wspólnie pracujemy nad przekonywaniem ostatnich klientów do wejścia w system poolingowy i zwracania palet do CHEP. Gdy pojawiają się jakiekolwiek problemy jakościowe czy bilansowe, mamy natychmiastowe wsparcie. Muszę przyznać, że podpisanie umowy niczego nie zmieniło w naszych relacjach i z tego jestem bardzo zadowolony.

Problem

• Rozbudowana administracja związana z odbiorem palet
• Trudności w ustaleniu bilansów paletowych
• Strata palet związana z ich jakością
• Problemy ze standaryzacją palet przepływających przez łańcuch dostaw
• Wysoki koszt odbioru pustych palet
• Stopniowe pogarszanie kontaktów z klientami

Rozwiązanie

• Analiza Value Chain
• System poolingowy CHEP

Rezultaty

• Redukcja kosztów obrotu paletami
• Możliwość koncentracji na działalności podstawowej przedsiębiorstwa
• Poprawa relacji z klientami
• Identyfikacja i kontrola rzeczywistych kosztów zarządzania paletami