Norma ISO 9001 – wiarygodność firmy czy jej kaprys?
Posiadanie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001 stało się standardem polskich przedsiębiorstw, które chcą zapewnić sobie i swoim klientom stałą poprawę jakości produkowanych wyrobów lub świadczonych usług. SZJ umożliwia prowadzenie efektywnej i skutecznej działalności biznesowej w celu umocnienia swojej pozycji rynkowej oraz dostosowania się do zmieniających warunków rynkowych.
Systemy Zarządzania Jakością ISO 9001 są najbardziej rozpowszechnionymi na świecie, praktycznie w każdej gałęzi gospodarki. Polska ma jednak w tym temacie jeszcze wiele do zrobienia. Zaledwie kilka tysięcy polskich przedsiębiorstw posiada certyfikaty ISO 9001, podczas gdy w Niemczech, Francji czy Wielkiej Brytanii takie certyfikaty mają setki tysięcy firm.
W celu rozszerzenia działalności na cały rynek krajowy niezbędna jest wiarygodność firmy. Potwierdzenie certyfikatem Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO 9001 na pewno będzie pomocne. Stanowi on wyróżnik konkurencyjny, który pomoże każdej firmie rozszerzyć zasięg działalności. W działalności o zasięgu międzynarodowym w większości przypadków ISO 9001 jest koniecznością – taki certyfikat posiada ponad 1 milion organizacji na świecie.
Podstawą wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością jest interpretacja procesów przebiegających w organizacji. Ilość i złożoność procesów przekłada się na nakład pracy konieczny do wdrożenia systemu oraz czas trwania audytu certyfikującego. Firma powinna wykazać zdolność ciągłego dostarczania usługi lub produktu spełniającego oczekiwania klienta. Czas i koszt uzyskania certyfikatu może być znacznie krótszy, gdy przedsiębiorstwo nie posiada rozbudowanych procesów.
Norma ISO 9001 wymaga, aby organizacja opracowała i wdrożyła m. in. procedurę nadzoru nad dokumentami. Jest ona przydatna z praktycznego punktu widzenia, określa numerację dla stosowanych formularzy, zatwierdzających, sprawdzających oraz czas archiwizowania poszczególnych dokumentów. Obok procedury nadzoru nad dokumentami norma ISO 9001 wymaga również opracowania i wdrożenia procedur: nadzoru nad zapisami, nadzoru nad niezgodnościami, audytów wewnętrznych oraz działań korygujących i zapobiegawczych oraz procedur operacyjnych pozwalających nadzorować realizowane zadania.
W przypadku odbiorców indywidualnych obserwuje się ciągły wzrost wymagań oraz świadomości odnośnie jakości i praw konsumentów. Certyfikowany System Zarządzania Jakością jest wizytówką liderów branżowych w każdej dziedzinie. Dla organizacji może być przydatny w wewnętrznych procesach, jak i być wizytówką na zewnątrz. Firmy posiadające wdrożony i certyfikowany System Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001 nierzadko uwidaczniają to w reklamie, zachęcając konsumentów do zakupu u nich.
W przypadku, kiedy odbiorcami są klienci instytucjonalni, System Zarządzania Jakością może być przepustką dla ofert, np. przy postępowaniach przetargowych. Niektórzy odbiorcy wymagają certyfikatów na systemy zarządzania, traktując je jako priorytet (np. Kompania Węglowa, PKN Orlen, TP, Powiatowe Urzędy Pracy). Nowe wydanie ustawy Prawo zamówień publicznych daje taką możliwość, co jest coraz częściej wykorzystywane zarówno przez państwowe, jak i prywatne organizacje udzielające zamówień.
Praktyka wykazała, że najbardziej optymalnym czasem dla wdrożenia systemu zarządzania jakością jest okres od 3 do 5 miesięcy. Jednostki certyfikujące wymagają min. trzymiesięcznego czasu funkcjonowania systemu przed jego certyfikacją. Normę tę mogą stosować wszystkie organizacje, niezależnie od ich wielkości i rodzaju.
