Informacja na wagę złota. Dedykowany System IT dla Logistyki.
Na rynku systemów IT od pewnego czasu coraz większą popularnością cieszą się systemy zaliczane do kategorii Document Management Systems (DMS), Workflow Management Systems (Workflow) i Business Process Management System. Wspomniane klasy systemów różnią się od siebie możliwościami, lecz ich dostawcy często łączą w jednej platformie funkcje różnych klas systemów - np. systemy typu DMS często posiadają funkcjonalność umożliwiającą konfigurowanie ścieżek obiegu dokumentu charakterystyczną dla rozwiązań typu workflow. Na potrzeby tego artykułu zakładamy, że rozważać będziemy zastosowanie systemu, który umiejętnie łączy w sobie najlepsze cechy wszystkich wspomnianych rozwiązań. Takie systemy nazywane są systemami typu Case Management. Kluczowe pytanie, na jakie chcemy odpowiedzieć brzmi: dlaczego warto tego typu rozwiązania stosować w branży logistycznej?
W branży logistycznej - jak chyba w każdej innej dzisiaj - istnieje cała gama dedykowanych, “pudełkowych” rozwiązań. Można więc łatwo zakupić gotowy system i rozpocząć użytkowanie takiego systemu - nazwijmy go systemem transakcyjnym. Jednak jak - pokazują badania największych firm konsultingowych - po wdrożeniu takiego systemu (bazującego często na rozwiązaniu typu ERP) nadal około 80% informacji przetwarzanych przez organizację ma formę niestrukturalną (wiadomości email, dokumenty elektroniczne i papierowe). O ile system transakcyjny najczęściej dobrze sprawdza się w zakresie ewidencji konkretnych zdarzeń gospodarczych to często słabo radzi sobie z koordynacją przepływu informacji oraz gromadzeniem i wykorzystaniem wiedzy zawartej w różnego rodzaju dokumentach, które powstają w procesie pozyskiwania klienta oraz jego obsługi. Gromadzenie i właściwe zarządzanie tego typu informacjami to główne zadanie systemów klasy DMS. Szybki dostęp do kompletnej informacji to kluczowy czynnik usprawniający obsługę klientów - szczególnie w przypadku powstania jakiegokolwiek problemu - reklamacji czy innego rodzaju niezgodności.
Podstawowe zadania systemów DMS.
Najkrócej podstawowe funkcje systemów DMS można by streścić w trzech punktach:
- Przechwycić dokument - dokumenty do systemu mogą trafiać z różnych źródeł (email, skaner, inny system IT).
- Zarchiwizować dokument - system DMS musi przechowywać dokumenty w sposób bezpieczny, trwały, niezawodny oraz uporządkowany.
- Umożliwić łatwe odnalezienie dokumentu i wykorzystanie zawartej w nim informacji - skuteczne i łatwe w użyciu wyszukiwanie dokumentów to kluczowa funkcja systemów DMS.
Dlaczego DMS w logistyce?
Procesy logistyczne charakteryzują się tym, że w trakcie ich wykonania tworzonych jest bardzo dużo dokumentów, przy czym wiele z nich powstaje u partnerów czy innych kontrahentów. Generalnie fizyczny ruch towarów jest zazwyczaj związany z wymianą pewnej ilości dokumentów między kontrahentami. Właściwe przeprowadzenie i rozliczenie transakcji wymaga zgromadzenia i zweryfikowania poprawności wszystkich wymaganych dokumentów. System DMS, czy nawet lepiej Case Management (CM), może znakomicie w tym pomóc. Wystarczy założyć w systemie wirtualną teczkę dla każdej transakcji i “podpinać” (w formie elektronicznej) wszystkie dokumenty związane z transakcją. Dobry system DMS/CM pozwoli na tworzenie szablonów dokumentów oraz list kontrolnych, które z jednej strony ułatwiają i przyspieszają pracę a z drugiej strony zapewniają poprawność i kompletność zebranych informacji - jeden rzut oka na listę kontrolną danej teczki i już wiemy, jakich dokumentów brakuje i co trzeba zrobić w danej sprawie, aby pozytywnie zakończyć cały proces.
Kluczowe wyzwanie - mobilność.
Procesy logistyczne ze swej definicji związane są z mobilnością. Zdalny dostęp do systemu DMS staję się kluczowym czynnikiem zapewniającym sprawne działanie systemu. Na szczęście nowoczesne aplikacje dają możliwość wprowadzania i wyszukiwania dokumentów przy użyciu popularnych telefonów klasy “Smart Phone”. Wystarczy wyposażyć pracownika w taki telefon oraz odpowiednią aplikację i od razu możliwe będzie przekazywanie wszelkich dokumentów (faktury paliwowe, listy przewozowe, dokumentacja fotograficzna ładunku) “z trasy” bezpośrednio do siedziby firmy - za pomocą aparatu wbudowanego w telefon lub mobilnego skanera i internetu). W ten sposób monitorowanie całego procesu, sprawdzanie kompletności dokumentów i zgodności pozycji może odbywać się prawie w czasie rzeczywistym. Rozliczanie transakcji może być dzięki temu znacznie przyspieszone a ilość błędów i reklamacji zminimalizowana.
Ważny element - integracja systemów.
System typu DMS/CM musi mieć oczywiście możliwość integracji z innymi systemami działającymi w organizacji - w szczególności z systemem transakcyjnym, ERP, FK czy systemami monitorującymi (np. GPS). Konieczność zsynchronizowania baz kontrahentów czy rejestrów transakcji jest oczywista. Bardzo ciekawą wartością dodaną wydaje się natomiast integracja z systemem monitorowania pojazdów. Dane z takiego systemu automatycznie zaczytane do teczki transakcji, zlecenia wyjazdu czy ogólnej teczki pojazdu pozwalają łatwo zweryfikować np. cel i czas przejazdu na zleceniu z trasą jaką przebył pojazd i jego pozycją na mapie. Np. w przypadku tankowania i pojawienia się faktury paliwowej (wprowadzonej do systemu za pomocą telefonu) natychmiast możliwe jest zweryfikowanie ilości na fakturze z poziomem paliwa w zbiorniku. Takie rozwiązanie umożliwia szczelną i natychmiastową kontrolę kosztów.
Workflow/BPM w procesach logistycznych.
Na wstępie mówiliśmy o “pudełkowych” rozwiązaniach systemów transakcyjnych dla logistyki. Takie systemy dobrze odpowiadają co się zdarzyło, jednak tracą bardzo ważny zakres informacji o tym jak dana transakcja została przeprowadzona. Jest to bardzo ważne rozróżnienie - klienci częściej rozróżniają firmy na rynku nie przez to co oferują, ale jak to coś jest dostarczane, jaki jest sposób i poziom obsługi klienta. To właśnie odpowiednie uchwycenie tej części działalności firmy decyduje o rynkowej przewadze nad konkurencją. Systemy “pudełkowe” oferują rozwiązania standardowe, uogólnione, charakteryzujące się małą - lub wręcz żadną - zmiennością pomiędzy poszczególnymi wdrożeniami. Problem z tym związany jest taki, że takie “uogólnione” rozwiązanie może okazać się zbyt skomplikowane, zbyt proste lub w inny sposób niespójne z modelem działania w przypadku konkretnego klienta, który ma specyficzny sposób na prowadzenie biznesu. W takiej sytuacji pomocne mogą się okazać systemy klasy Workflow/BPM. Charakteryzują się one ogromną elastycznością i konfigurowalnością. Oznacza to, że to jak działają, określone jest za pomocą graficznych modeli procesów biznesowych. Takie modele tworzy się w sposób specyficzny dla każdego klienta i od razu wdraża się tak, że po wdrożeniu system realizuje dany proces dokładnie w taki sposób, jak ustalono z klientem. System klasy Workflow/BPM może uzupełniać system transakcyjny o pewne procesy, których system transakcyjny nie wspiera lub nie wspiera w sposób wystarczający. W pewnych przypadkach system Workflow/BPM może wręcz zastąpić dedykowany, pudełkowy system transakcyjny - w ten sposób klient otrzymuje rozwiązanie w pełni dostosowane do własnych procesów. To system dostosowuje się do klienta a nie odwrotnie.
Obieg dokumentów, zarządzanie procesami i integracja systemów jako fundament rozwoju.
Zastosowanie wspomnianych w artykule rozwiązań pozwala stworzyć rozwiązanie IT nowoczesne, w pełni dostosowane do potrzeb biznesu i umożliwiające lepsze zarządzanie informacjami, ściślejszą kontrolę kosztów oraz podnoszące efektywność procesów. Dodatkowo systemy klasy BPM posiadają zaawansowane możliwości raportowania i analizy wykonania procesów. Takie funkcje mogą stać się podstawą dla działań związanych z ciągłą optymalizacją procesów, jak inicjatywy Six Sigma czy wdrażanie koncepcji Lean Management. Rozważając sposób informatyzacji w firmie logistycznej warto więc wziąć pod uwagę szersze spektrum możliwości ponad to, co oferują standardowe rozwiązania dla tej branży.
IRGA i BOSMANAGER – rozwiązania dla logistyki.
W celu uzyskania bliższych informacji o proponowanym rozwiązaniu prosimy o kontakt pod adresem e-mail:
Nasze strony:
